Chuyển đổi thuế khoán sang kê khai từ năm 2026: Hướng dẫn chi tiết các bước

Từ 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ chính thức chấm dứt phương pháp thuế khoán, chuyển sang kê khai thuế theo thực tế phát sinh.

Điều này đồng nghĩa với việc:

• Không còn “mức thuế ấn định cho cả năm”

• Doanh thu, chi phí, hóa đơn, dòng tiền… đều phải minh bạch và có căn cứ

• Mỗi đơn bán ra đều liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế

Đây là một bước thay đổi lớn trong quản lý thuế, buộc hộ kinh doanh phải chuyển từ thói quen làm thủ công sang quản lý bài bản hơn.

Bỏ thuế khoán – Cơ hội hay áp lực?

Thay vì áp mức thuế cố định như trước, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào:

• Doanh thu thực tế

• Chi phí hợp lệ

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra

• Dòng tiền qua tài khoản ngân hàng

Nếu chuẩn bị tốt, hộ kinh doanh có thể:

• Nộp thuế đúng – đủ – không lo bị truy thu

• Chủ động kiểm soát lợi nhuận

• Từng bước vận hành như một doanh nghiệp nhỏ

Ngược lại, nếu thiếu hệ thống quản lý, rủi ro sai sót – phạt – ấn định doanh thu là hoàn toàn có thể xảy ra.

7 bước hộ kinh doanh cần làm khi chuyển sang kê khai thuế

Theo bà Lê Thị Duyên Hải – Phó Tổng Thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, hộ kinh doanh cần lưu ý 7 bước quan trọng sau:

Bước 1: Rà soát doanh thu

Hộ kinh doanh cần tổng hợp doanh thu năm 2025 và dự kiến năm 2026 để xác định nhóm:

• Dưới 500 triệu đồng: được miễn kê khai, hóa đơn và nộp thuế trong năm 2026

• Từ 500 triệu – dưới 3 tỷ đồng: kê khai theo tỷ lệ trên doanh thu

• Trên 3 tỷ đồng: bắt buộc kê khai theo doanh thu trừ chi phí, cần đầy đủ hóa đơn, chứng từ

Việc xác định đúng nhóm doanh thu là nền tảng cho toàn bộ nghĩa vụ thuế về sau.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho

• Với hộ kinh doanh trên 3 tỷ đồng, hàng tồn kho là căn cứ quan trọng để tính thuế

• Với hộ dưới 3 tỷ đồng, tồn kho không ảnh hưởng số thuế phải nộp, nhưng cần để chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Kiểm kê cần thực hiện ngay tại thời điểm chuyển đổi để tránh tranh chấp sau này.

Bước 3: Đăng ký hóa đơn điện tử sớm

Hộ kinh doanh dự kiến doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên nên đăng ký hóa đơn điện tử ngay từ đầu năm 2026 để tránh lúng túng khi phát sinh giao dịch.

Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán

Doanh thu càng lớn, yêu cầu ghi chép càng chặt chẽ:

• Doanh thu bán hàng

• Chi phí mua vào

• Xuất – nhập – tồn kho

• Công nợ, dòng tiền

Việc ghi chép thủ công rất dễ sai, thiếu và khó đối soát.

Bước 5: Rà soát đăng ký kinh doanh & thuế

Hộ kinh doanh cần:

• Đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin kinh doanh

• Cập nhật phương pháp tính thuế phù hợp

Nếu không đăng ký đúng, có thể bị xử phạt hoặc chuyển sang diện tiền lương – tiền công với mức thuế cao hơn.

Bước 6: Tách tài khoản ngân hàng kinh doanh

Tài khoản kinh doanh cần tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân.
Nếu không khai báo rõ ràng, cơ quan thuế có thể:

• Ấn định doanh thu

• Tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào tài khoản

Bước 7: Thực hiện kê khai thuế điện tử

Hộ kinh doanh kê khai qua eTax Mobile:

• Doanh thu dưới 50 tỷ đồng: kê khai theo quý

• Tờ khai đầu tiên nộp trước 30/4/2026

Lưu ý: các khâu chuẩn bị phải bắt đầu từ 01/01/2026, không phải đợi đến lúc nộp tờ khai.

Vấn đề lớn nhất không nằm ở thuế – mà ở cách quản lý

Thực tế, khó khăn lớn nhất của hộ kinh doanh khi chuyển sang kê khai không phải là mức thuế, mà là:

• Doanh thu đến từ nhiều kênh

• Hóa đơn, chứng từ rời rạc

• Không theo dõi được tồn kho, chi phí

• Cuối kỳ mới “ngồi cộng sổ”, rất dễ sai

ERP TEDFAST – Phần mềm bán hàng toàn diện dành riêng cho bạn

Giải pháp cho hộ kinh doanh khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai

Khi thuế khoán không còn áp dụng, mọi con số đều cần có căn cứ rõ ràng:
doanh thu phải đúng, chi phí phải đủ, hóa đơn phải khớp, dòng tiền phải minh bạch.

ERP Tedfast được thiết kế để giúp hộ kinh doanh làm đúng ngay từ đầu, thay vì loay hoay xử lý sai sót về sau:

• Ghi nhận doanh thu theo từng đơn bán, hạn chế thiếu – sót

• Quản lý chi phí, hàng hóa, tồn kho có hệ thống

• Kết nối hóa đơn điện tử, giảm rủi ro sai khi kê khai

• Theo dõi dòng tiền kinh doanh tách biệt, tránh bị ấn định doanh thu

Khi dữ liệu bán hàng và chi phí đã được quản lý tập trung, việc kê khai thuế không còn là nỗi lo mỗi kỳ, mà trở thành quy trình rõ ràng, chủ động và dễ kiểm soát.

ERP Tedfast – giải pháp giúp hộ kinh doanh thích ứng với kê khai thuế, vận hành nhẹ đầu hơn từ năm 2026.