Nếu như nội bộ liên phòng ban trong công ty, việc tương tác thông tin đã loạn cơ chế, các vai vế giao việc và nghiệm thu chồng chéo lẫn nhau, gây ra sự hỗn loạn thì khi ra bên ngoài, điều này càng trở nên kinh khủng & tồi tệ hơn rất nhiều.
Vốn dĩ, công ty là một tổ chức gồm những con người cùng chung tiếng nói, nhận thức, họ là đồng nghiệp, đồng đội cùng nắm tay nhau để hướng tới mục tiêu chung là tạo ra một tổ chức hùng mạnh, nhất quán trong văn hóa & công việc để học hỏi, kiếm tiền hợp pháp, nuôi sống bản thân, gia đình…
Nhưng, đây là ước mơ khá xa vời của chủ doanh nghiệp…
Nguyên nhân, nguồn cơn của điều này là gì?
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
Vậy, sơ đồ tổ chức là gì? Một lần, đặt chúng lên bàn, phân tích và định nghĩa lại một chút xem.
1. Là thứ mà chủ doanh nghiệp khi lập ra công ty thì phải ưu tiên xây dựng ở cấp độ 3 (sau cấp độ 1: sản phẩm, dịch vụ. Cấp độ 2: hành trình khách hàng)
2. Sơ đồ tổ chức mô tả chức năng, nhiệm vụ, vai trò mà khi ta gán nhân sự vào đó thì mặc nhiên các công việc đã được dựng sẵn nhằm hỗ trợ đồng nghiệp, đối tác, khách hàng.
Một sơ đồ tổ chức chặt chẽ, mạnh mẽ, tính thực thi lớn là phải được xây dựng dựa trên hành trình trải nghiệm của khách hàng khi tiếp cận & mua sản phẩm, dịch vụ của công ty, qua đó, chúng phát sinh nghiệp vụ không theo một mẫu cho trước. Không làm được điều này, sơ đồ tổ chức rất yếu.
Rõ ràng, khi nhìn vào thực tế ta sẽ thấy sự đối ứng nhân sự trong các tổ chức.
1. Nội bộ
Sơ đồ tổ chức phòng ban này đối ứng với sơ đồ tổ chức phòng ban kia, bên này có người ra yêu cầu, bên kia có người đối ứng tìm giải pháp.
Yếu: bên này yêu cầu hỗ trợ, bên kia còn lâu mới hồi đáp
Mạnh: mượt mà, hồi đáp hỗ trợ trong vòng 15 phút tối đa là 24 tiếng.
2. Bên ngoài
Sơ đồ tổ chức công ty này đối ứng với sơ đồ tổ chức của công ty kia, khi giao dịch mua – bán với các nhà cung cấp hoặc khách hàng.
Yếu: công ty mua yêu cầu phân tích báo giá, hỗ trợ. Công ty bán còn lâu mới trả lời. Hoặc, công ty bán yêu cầu cung cấp thêm thông tin, công ty mua còn lâu mới tổng hợp xong..
Mạnh: thời gian phản hồi càng nhanh càng tốt, có công ty chỉ cần 5 phút là đã có phản hồi (nhưng đừng quá 24 tiếng)
Sơ đồ tổ chức không phải là một điều gì đó để làm cho ra vẻ với khách hàng mà có thể sao y bản chính từ công ty này sang công ty khác. Nó đại diện cho việc chủ doanh nghiệp đó rất quan tâm phân vai trò trong một tổ chức.
Sơ đồ tổ chức không quan trọng nhỏ hay to, nhưng quan trọng mượt mà trong các nghiệp vụ.
Câu hỏi thường thấy của các CEO
Bên em chưa có đủ nhân sự, liệu có lập ra sơ đồ tổ chức trước được không?
Trả lời: phải lập trước, vì sơ đồ tổ chức hiểu đúng chính là sơ đồ nghiệp vụ, nếu chưa có người, thì ai đó phải kiêm luôn cho tới khi có người điền vào nghiệp vụ đó, và người kiêm nhiệm được giải phóng khỏi nghiệp vụ đã kiêm nhiệm.
Một dự án được lập ra bởi bên mua và bên bán, nếu sơ đồ tổ chức 2 bên không tương xứng với nhau, việc trao đổi tương tác thông tin sẽ rất tệ, dự án còn lâu mới hoàn thành.
Khả năng tiếp nhận vấn đề của mỗi người là có giới hạn. Do vậy một người bên này có thể chăm sóc được mấy người bên kia, thì đây là những thách thức cần phải giải quyết trước.
Đỉnh cao nhất của đối ứng chính là thống nhất các yếu tố cho trước khi làm việc với nhau (Dù làm việc nội bộ, hay bên ngoài)
1. Khung thời gian liên lạc tối ưu (Ví dụ: 10h - thứ ba hàng tuần, 16h chiều mỗi ngày…)
2. Kênh liên lạc, tương tác tối ưu (Ví dụ: ưu tiên Zalo, mail, gọi điện..)
3. Nơi lưu trữ các loại file văn bản tối ưu, cách đặt tên các folder, có thể share…(Google Drive, 365..)
4. Vai trò, trách nhiệm của những nhân sự trong sơ đồ đối ứng: tên, điện thoại, mail, trách nhiệm…
Dù bán dự án, bán lẻ, bán cho doanh nghiệp, hay người tiêu dùng, tất cả đều phải có sơ đồ nhân sự được gán vai trò & trách nhiệm.
Đa phần, các chủ doanh nghiệp không có tâm trong việc xây dựng SƠ ĐỒ NGHIỆP VỤ, VAI TRÒ, TRÁCH NHIỆM, MỤC TIÊU
Cứ nghĩ nó là cái Sơ đồ tổ chức gì gì ấy..
Rồi đi sao chép của thiên hạ về làm…
Giống thiên hạ rồi mà ta?
Sao hỗn loạn dữ vậy.
Nguyễn Trí Nhân - CEO of Tedfast
