1. TẠO VIỆC & THỐNG NHẤT - Người giao việc yêu cầu bạn hỗ trợ công việc, bàn bạc & đi đến thống nhất bằng văn bản (Trừ tình huống sơ đồ tổ chức theo dạng cấu trúc ma trận - Sơ đồ có chứa các Quản lý dự án - bài viết sau sẽ mô tả vấn đề này)

Nguyên tắc: Công việc được giao chỉ đi theo đường ngang & dọc theo cấp độ kế cận, không được đi theo đường chéo & nhảy cấp.

- Trực tiếp: Quản lý được quyền giao việc cho nhân viên trong phòng ban họ quản lý.

- Quản lý bên này nhờ nhân sự bên kia: Quản lý bên này được quyền nhờ Quản lý bên kia hỗ trợ, không rút nhân sự của người ta ra mà giao việc. Quản lý bên kia cũng không nên giao nhân sự của mình cho Quản lý bên này điều việc.

- Nhân sự bên này nhờ nhân sự bên kia: cần hỗ trợ gửi yêu cầu về Quản Lý của mình để nhờ quản lý bên kia tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ, quản lý bên kia tiếp nhận & lên kế hoạch giao việc cho nhân sự của mình.

- Phân tầng trong giao việc: Quản lý chỉ được quyền giao việc cho nhân sự quản lý trực tiếp, không giao xuống tầng sâu hơn.

Nếu làm sai những nguyên tắc trên, sẽ có nội chiến xảy ra, hoặc đây không phải là công việc mà chỉ là sự nhờ đỡ, lúc này, cần phải giao tế và dễ thương.

2. THỰC HIỆN CÔNG VIỆC - Bạn thực hiện dưới sự giám sát của người giao việc và người nhờ hỗ trợ.

Nguyên tắc: Người giám sát luôn là quản lý trực tiếp của mình, người nhờ hỗ trợ công việc không có quyền gì trên người thực hiện (Đèn nhà ai nấy sáng)

- Quản lý nhân sự thực thi có trách nhiệm nắm bắt các tiêu chí nhu cầu tổng hợp của bên nhờ hỗ trợ, và truyền tải liên tục cho nhân sự thực thi.

- Người yêu cầu hỗ trợ có trách nhiệm tư vấn chuyên môn, tổng hợp tiêu chí nhu cầu, cập nhật liên tục và gửi qua cho Quản lý đang điều hành nhân sự thực thi, không được can thiệp vào kế hoạch thực thi nội bộ của người ta.

Nếu làm sai những nguyên tắc trên, KPI hay OKR của người thực thi không thể đo lường, nhân sự thực thi sẽ chán nản vì công cán không được ghi nhận bởi người có quyền tổng hợp. Công việc yêu cầu hỗ trợ sẽ không bao giờ đạt chất lượng cao nhất.

3. KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG - Bạn tự kiểm tra, rà soát hoặc gửi đi cho cấp quản lý trực tiếp để kiểm tra sơ suất.

Nguyên tắc: Đóng gói công việc & mô tả dễ hiểu cách kiểm tra

- Nhân sự thực thi cần đóng gói công việc dưới dạng dễ hiểu để giao đi kiểm tra, ghi ra các điểm mấu chốt cần kiểm tra chất lượng.

- Tạo ra một bảng theo dõi lịch sử cập nhật sửa lỗi, lưu trữ các phiên bản cũ hơn đề phòng ý tưởng giải pháp sẽ quay lại giải pháp ban đầu.

Nếu làm sai những nguyên tắc trên, sự trì hoãn sẽ phát sinh. Sẽ có những đêm thức trắng để kiểm tra, sẽ có những trách móc, ấm ức giữa 3 bên: Nhờ hỗ trợ, quản lý trực tiếp & nhân sự thực thi.

4. ĐÓNG GÓI & GỬI ĐI PHÊ DUYỆT - Giao hàng cho người nhờ sự hỗ trợ.

Nguyên tắc: Đóng gói công việc & ghi chú các giải trình, mô tả dễ hiểu cách đánh giá chất lượng để phê duyệt

- Người thực thi cần đóng gói cách cẩn thận, cắt gọt thông tin, không được sơ sài, qua loa, làm người yêu cầu hỗ trợ hỗn loạn trong mớ thông tin rác hoặc không theo các tiêu chí chất lượng được cập nhật mới nhất.

- Người phê duyệt cần hồi đáp ý kiến bằng văn bản ráp với từng tiêu chí đã vạch ra bằng văn bản từ ban đầu hoặc những tiêu chí đã tổng hợp mới nhất.

5. HOÀN THÀNH - Là sự mãn nguyện của các bên.

Nguyên tắc: Lưu trữ các đóng gói cẩn thận phòng khi cập nhật

- Bên yêu cầu hỗ trợ, bên thực thi, bên quản lý cần lưu trữ chung một phiên bản đã được phê duyệt & thống nhất cách lưu trữ & chia sẻ. Chống chồng lấn phiên bản.

- Nếu có nhân sự khác tiếp quản, lấy các văn bản thể hiện lịch sử thực hiện & gửi cho họ.

---------

Trên đây là cấu trúc các tình trạng của một công việc. Bám vào những nguyên tắc này vững, mỗi ngày làm việc sẽ là một ngày sống yêu đời & tưng bừng.

Hãy bình tĩnh, yêu cầu hỗ trợ công việc là cả một nghệ thuật giao tế nội bộ. Đánh giá phân tích tâm lý để hiểu, cảm nhận. Đừng hoài nghi năng lực của đồng đội. Họ đã được phòng Nhân Sự lọc tìm, và ...ai rồi cũng khác.

Lắng nghe nhau nhiều hơn...

Đi ăn chơi với nhau đi...

Nguyễn Trí Nhân - CEO of Tedfast